Kravanalys är en mycket viktig fas i till exempel utvecklingen av IT-system, kanske till och med den viktigaste. Det är här som projektledaren tillsammans med intressenterna i projektet ska identifiera krav på produkten eller tjänsten som ska utvecklas. Kravställaren kan i princip vara vem som helst, en intern medarbetare, kund eller annan intressent. Här är några exempel på ett antal metoder som en kravanalytiker kan använda för kravhantering.
Metoder för kravanalys
Det finns ett stort antal metoder för kravanalys så man bör kunna hitta en som passar sin egen verksamhet. Man ska heller inte tveka att använda flera olika metoder eftersom alla metoder passar inte alla. Det kan till exempel vara en miljö där intressenterna inte är vana att kravställa eller tala i grupp. Då kan till exempel enskilda intervjuer vara en bättre metod. Men har man en verksamhet där anställda är vana att ta plats kanske en workshop är en bättre metod. Här är några metoder man kan använda:
- Fokusgrupp
- Workshop
- Enskilda intervjuer
- Obsevationsstudier
- Utvärdera prototyper
Kravanalys med fokusgrupp
En fokusgrupp består vanligtvis av 6-12 personer som är sammansatta för att lyfta fram viktiga faktorer för ett i förväg bestämd fråga eller produkt. Förutom själva deltagarna så bör en moderator leda fokusgruppen och ytterligare en person dokumenterar.
Metoden innebär att deltagarna sitter tillsammans och diskuterar ett antal frågor som en moderator tar upp. Sedan ska frågorna ska gärna starta med ”Vad tycker du är viktigt med…”. På så sätt fångar man snabbt in viktiga och prioriterade krav från användarna. En bra moderator ser även till att alla deltagare är med.
Sessionen är vanligtvis 2-3 timmar med ett par pauser. På den tiden bör man hinna igenom ett 20-tal frågor där alla haft möjlighet att ge sina synpunkter till kravanalysen.
Vanligtvis använder man fokusgrupper i marknadsföring för att till exempel utvärdera en ny produkt på marknaden eller för dialog med medborgare. Men du kan lika gärna använda metoden i projekt för att identifiera viktiga krav. Den passar bäst när man vill ta in externa kunder i kravanalysen eftersom det är ett enkelt format som kräver ganska lite ansträngning från deltagaren. Däremot är det viktigt att ha en moderator som kan engagera och se till att dialogen håller igång.
Kravanalys med workshop
I en workshop är deltagarna mer aktiva än i en fokusgrupp och lämpar sig bättre inhouse eftersom det kräver mer engagemang från deltagarna. Det är en bra metod då man få ett stort engagemang under en kort tid men kräver att deltagarna är närvarande och vill bidra. En bra workshop är dessutom självdokumenterande när till exempel deltagarna själva skriver ner sina krav. Det här är en exempel på hur du leder och genomför du en kravworkshop.
Enskilda intervjuer
Ibland är det svårt att samla alla intressenter samtidigt till en gemensam workshop. Det kan till exempel vara i en miljö där användarna inte kan var borta samtidigt, till exempel i en skola eller sjukhus. Man kan då göra en kravanalys med enskilda intervjuer av användarna.
Intervjuerna sker oftast enskilt med kravanalytiker. Boka hellre två korta tillfällen än ett långt. Det finns ofta krav man kommer på i efterhand och vill komplettera med.
Observationsstudier
Observationsstudier är en metod som man enbart bör använda som ett komplement till de andra metoderna. Den kan till exempel innebära att kravanalytikern är delaktig i användarens dagliga arbete och observerar hur personen arbetar i praktiken i ett IT-system. På så sätt kan man få fram krav på hur en existerande produkt eller tjänst kan bli förbättrad. För en ny produkt kan man kartlägga arbetssätt och använda dessa i kravanalysen.
Kravanalys med prototyp
En prototyp innebär att man skapar ett utkast till en färdig produkt eller tjänst. Den behöver inte ha alla funktioner eller fungera till hundra procent. Det viktiga är att den ska ge ett stöd att visa hur den är tänkt att fungera i framtiden
Vanligtvis låter man användarna diskutera krav utifrån ett existerande IT-system. Men genom att ta fram en prototyp kan man lyfta diskussionen från att hitta lösningar på det gamla till att komma med krav på det nya. Kraven blir då mer kreativa när man kan få en inblick vad som är möjligt.
