Definitionen på en workshop eller arbetsmöte är ett möte med ett väl definierat mål. Till skillnad mot ett vanligt möte förväntas deltagarna på ett arbetsmöte att delta aktivt i övningar för att arbeta mot att uppnå målet. Här hittar du ett antal råd för dig som är facilitator.

Checklista – Så här håller du en lyckad workshop

Det är viktigt att förstå skillnaden mellan workshop och möte.

I ett möte är både agendan och innehållet definierat i förväg. En person leder och styr mötet. Den här personen vet redan i förväg målet för workshopen.

I en workshop är agendan och målet definierade medan deltagarna skapar innehåller under tiden.

workshop projekt

Förbered upplägg i god tid

Nyckeln till ett bra arbetsmöte är att du kommer förberedd. Agendan och syftet ska alltid kommuniceras i förväg så att deltagarna kommer förberedda och pålästa.

Bjud in rätt personer

Se till att bjuda in personer som har rätt kompetens och kan bidra i arbetet. Man behöver inte bjuda alla utan det är viktigare att få en bredd på deltagarna. Det finns ingen gyllene regel hur många som ska delta men det är lika viktigt att inte ha för få deltagare som för många. Men det är viktigt att ge alla tid och rum att bidra.

Presentera agendan för workshopen och förväntningarna tidigt

Börja workshopen med att presentera agendan och förväntningarna på deltagarna. Skriv gärna upp så kallade ”Ground rules” på tavlan som är gemensamma regler ni ska förhålla er till. Det kan till exempel vara:

  • Inga mobiltelefoner
  • Låt alla tala till punkt
  • Kritisera handlingar inte personer

Planera tiden

Tidsbestäm alla moment och stäm av med klockan regelbundet. Dessutom bör du lägga in pauser som buffert om du överskrider tiden.

Dela upp deltagarna i mindre grupper

Är ni många deltagare bör du dela upp i flera grupper. Låt en person per grupp vara facilitator och ansvara för att hjälpa gruppen i mål.

Hitta alternativ till post-it-lappar i workshopen

Du måste inte använda post-it-lappar för att dokumentera. Hitta alternativ som till exempel mindmaps eller digitala projekttavlor som Miro.

Övning: Ta fram en nettolista

Ofta behöver man sålla i resultatet från workshopen. Låt deltagarna rösta fram vilka förslag man ska gå vidare med. Till exempel kan varje deltagare få 5 röster att dela ut. Sedan kan man välja att lägga ut alla 5 på ett förslag eller fördela ut dem på flera. Till slut hamnar de förslag med flest röster i en nettolistan.

Övning: Utse en ansvarig för varje uppgift

För att workshopen ska leda till resultat bör du tilldela en ansvarig samt deadline för varje uppgift.

Uppföljning av workshop

Boka direkt in ett uppföljande möte. Där går ni igenom alla uppgifter och vilka som genomförts eller inte. Om ansvarig person inte genomfört en uppgifter bör du kontrollera om hen behöver mer stöd eller det finns andra anledningar uppgiften inte blivit utförd. Fortsätt arbeta vidare med uppföljning tills målen med workshopen är uppfyllda.

Fler verktyg inom workshop och projektledning

Här hittar du fler verktyg inom projektledning

Projektledning – Råd och tips hur du leder ett projekt