Att kommunicera utanför projektet är en viktig del inom projektledningen. Genom en intressentanalys får man fram projektets intressenter (stakeholders) och vilken information som ska delges till vem.

Varför en intressentanalys?

intressenter intressentanalysEtt projekt har vanligtvis ett begränsat antal teammedlemmar medan projekt kan påverka tusentals personer. Dessa personer kan ha olika roller och krav på information om vad som händer i projektet. Vissa intressenter behöver en daglig avstämning och ha möjlighet att delta i möten och beslut. Medan andra personer bara behöver informeras via ett mejl någon gång i kvartalet. Genom att analysera vilka intressenter som finns och kategorisera dem i olika intressegrupper får man en bättre bild över vilken information som behöver kommuniceras och vilka grupper som behöver vara med i vilka beslut.

Behöver du en djupare analys använder du Mendelows matris som visar både intresse och inflytande.

Så här genomför du en intressekartläggning

Så här kan du genomföra workshop för en kartläggning av intressenterna i projektet.

  • Samla ihop projektgruppen tillsammans med en facilitator
  • Låt facilitator dela ut post-it-lappar till alla deltagare
  • Låt varje teammedlem skriva ner exempel på intressenter
  • Sätt upp alla post-it-lappar med intressenter på en tavla
  • Rensa bort dubbletter
  • Skapa intressentkategorier och försök gruppera in alla intressenter i  kategorier
  • För varje intressentkategori. Svara på följande frågor:
    • Hur ska dessa personer kontaktas och informeras?
    • Vad har de för relation och krav på projektet?
    • Vilka aktiviteter behöver vi utföra och hur ofta för att hålla dessa intressenter nöjda?
  • När kartläggningen är klar så fyller ni i mallen för intressentanalysen. Se exempel nedan.
  • Analysen är ett levande dokument och kan uppdateras löpande om nya behov uppstår.

Exempel på mall för intressentanalys

Så här kan en mall för en intressentanalys se ut för ett externt webbprojekt.

Intressentgrupp Kontakt Relation till projektet Kommunikationsstrategi
Kunder Nyhetsbrev Använder tjänsten
  • Skicka nyhetsbrev och informera om projektet löpande varje månad
  • Skicka information om release av ny tjänst
  • Skicka utvärdering efter release
Ledningsgrupp Möten Tar beslut om budget för projektet
  • Möte varje kvartal med uppföljning av budget
Styrgrupp Möten
Projektrapporter
Tar beslut om tid och leveranser
  • Styrgruppsmöten varje måndag
  • Projektrapport varje fredag
Övrig personal Information på intranät Förvaltar tjänsten
  • Löpande information om tidsplan på intranätet

Läs mer om intressentanalys

Styrgrupp – Så fungerar styrgruppen i ett projekt

Styrgruppsmöte – Gratis mall, protokoll och agenda inför styrgruppsmötet

Chefstidningen om stakeholder analysis