Ditt projekt har troligtvis ett antal intressenter som vill veta hur projektet fortlöper. Därför är kommunikationen en viktig del i projektledningen. Genom att använda intressentanalys för att få fram projektets intressenter (stakeholders) så kan du enkelt mappa vilken information som ska skickas till vilken person eller grupp. Här hittar du en mall och en vägledning hur du gör en intrssentanalys.
Varför ska man ha en intressentanalys?
Ett projekt har vanligtvis ett begränsat antal teammedlemmar medan projekt kan påverka tusentals personer. Dom här personerna kan ha olika roller och krav på information om vad som händer i projektet. Vissa intressenter behöver till exempel en daglig avstämning och ha möjlighet att delta i möten och beslut. Medan andra personer bara behöver informeras via ett mejl någon gång i kvartalet. Genom att då analysera vilka intressenter som finns och kategorisera dem i olika intressegrupper får man en bättre bild över vilken information som behöver kommuniceras och vilka grupper som behöver vara med i vilka beslut.
Behöver du en djupare analys använder du Mendelows matris som visar både intresse och inflytande.
Så här genomför du en intressekartläggning
Så här kan du genomföra workshop för en kartläggning av intressenterna i projektet.
- Samla ihop projektgruppen tillsammans med en facilitator
- Låt facilitator dela ut post-it-lappar till alla deltagare
- Låt varje teammedlem skriva ner exempel på intressenter
- Sätt upp alla post-it-lappar med intressenter på en tavla
- Rensa bort dubbletter
- Skapa intressentkategorier och försök gruppera in alla intressenter i kategorier i din intressentanalys.
- För varje intressentkategori. Svara på följande frågor:
Hur ska dessa personer kontaktas och informeras?
Vad har de för relation och krav på projektet?
Vilka aktiviteter behöver vi utföra och hur ofta för att hålla dessa intressenter nöjda? - När kartläggningen är klar så fyller ni i mallen för intressentanalysen. Se exempel nedan.
- Analysen är ett levande dokument och kan uppdateras löpande om nya behov uppstår.
Exempel på mall
Så här kan en mall för en intressentanalys se ut för ett externt webbprojekt.
| Intressentgrupp | Kontakt | Relation till projektet | Kommunikationsstrategi |
|---|---|---|---|
| Kunder | Nyhetsbrev | Använder tjänsten |
|
| Ledningsgrupp | Möten | Tar beslut om budget för projektet |
|
| Styrgrupp | Möten Projektrapporter |
Tar beslut om tid och leveranser |
|
| Övrig personal | Information på intranät | Förvaltar tjänsten |
|
Läs mer om intressentanalys
Styrgrupp – Så fungerar styrgruppen i ett projekt
Styrgruppsmöte – Gratis mall, protokoll och agenda inför styrgruppsmötet
