Gap-analys använder man då ett företag vill undersöka vad man saknar i nuläget för att nå ett specifikt mål. Man analyserar alltså gapet (engelska: the gap) mellan nuvarande situation och var man vill vara.

Gapanalys i verksamheten

gap-analys

Gap-analys använder man oftast i det dagliga arbetet för att förbättra en del av verksamheten, en tjänst eller produkt. Metoden går att använda i de flesta områden så länge det går att mäta nuvarande position jämfört med var man vill vara. Det kan till exempel vara.

  • Kundservice
  • Marknadsposition
  • Kvalitet
  • Hållbarhet/CSR
  • Kostnadskontroll
  • Kundnöjdhet
  • Leveranstakt

I projekt

Metoden fungerar även utmärkt att använda i projekt. Framför allt för att identifiera vad man ska göra i projektet och vilka leverabler som kommer göra så att man når målet.

 

Så genomför du en gap-analys

Det finns ett stort antal metoder och workshops att genomföra en gap-analys. Gemensamt för alla metoder är att samtliga inblandade måste ha en gemensam bild av nuvarande situation och var man vill vara. Gärna i mätbara mål till exempel med S.M.A.R.T mål.

En vanlig metod är den så kallade 6M-metoden som man ofta ställer upp med ett fiskbensdiagram. Den ger en tydlig bild av vad som krävs av företaget utan att blanda in externa faktorer.

En annan vanlig metod i gapanalys är att analysera gapet med ett SWOT-diagram eftersom den är enkel och välkänd. Risken finns dock att man fokuserar för mycket på externa faktorer istället för vad man behöver göra internt för att nå målen.

En tredje metod som är något ovanligare och mer komplicerad är det så kallade McKinsey 7S ramverket.

Efter att gapet är identifierat i gap-analysen så ska resultatet dokumenteras och en åtgärdsplan ska sättas upp. Tänk på att boka in löpande möten för att följa upp åtgärdsplanen samt mäta de uppsatta målen.

Här kan du läsa mer om gap-analys och målstyrning

Så beräknar du effekten med effektmål

5 verktyg för analys