Att jobba med projektprioritering är projektledarens kanske viktigaste uppgift. Förutom att prioritera själva uppgifterna som man ska prioritera individuellt måste du även prioritera kostnad, tid och omfattning av projektet. Finns det en obegränsad budget och obegränsat med tid i projektet är det inga problem att genomföra hela projektets omfattning. Men det är sällan verkligheten ser ut så och då måste man kräva en prioritering på projektnivå.
Projektprioriteringens grunder
Som projektledare har du tre faktorer som vanligtvis styr ditt projekt och din projektprioritering.
- Omfattning
- Hur stort projektet behöver vi leverera?
- Vilken kvalité ska vi ha?
- Tid
- Hur lång tid har vi på oss att utföra projektet?
- Har vi någon deadline?
- Kostnad
- Hur stor budget har vi för att utföra projektet?
- Hur stor projektgrupp har vi?
- Vad har vi för resurser?
Ofta finns ett önskemål från beställaren att projektledaren ska prioritera alla tre faktorerna. I praktiken är det omöjligt om något oförutsett inträffar i projektet. Därför är det viktigt att det redan tidigt i projektet står klart vilken/vilka två faktorer som man ska prioritera. När frågan sätts på sin spets är det ofta ganska lätt att se vilka två faktorer som ska prioriteras. Till exempel om budgeten är fast eller det specifikt datum som inte kan ändras.
Exempel på projektprioritering för tid
En stad ska stå som värd för Sommar-OS i juli om 8 år. Stadens ledning har en stor press på sig att hålla budget och leverera hög kvalité på upplevelsen. Men den faktor som man absolut inte kan justera är tiden. Allt måste vara klart till just ett specifikt datum. Man väljer att låta tidsplanen vara fast men låter budget och omfattning/kvalité vara justerbart.
Exempel för kostnad
En forskningsgrupp har fått ett forskningsanslag på 1 000 000 kronor till en studie. Budgeten är helt fast och man blir tvingad att prioritera kostnaden framför tid och omfattning/kvalité.
Exempel på projektprioritering för omfattning/kvalité
Ett kärnkraftverk ska bli byggt. Anläggningen kommer vara mycket dyr men man räknar med att den inom 10 år ska betala sig själv. Tiden kraftverket är i bruk efter det är en ren vinst för elbolaget.
Med tanke på att säkerheten är högt prioriterad och man vill att anläggningen ska vara i bruk länge vill man prioritera omfattning och kvalité framför kostnad och tid.
Prioritera tillsammans med beställaren
Det finns ett stort antal verktyg för att prioritera i projekt. Använd projekttriangeln för att prioritera tid, kostnad och omfattning.
