Ett styrgruppsmöte är organet där man regelbundet samlar styrgruppen  för att ta beslut och få aktuell status för projektet. Det är här som projektledaren rapporterar om tidigare leveranser och hur projektet ligger till i budget och tidsplan. Det är även här som man tar beslut om projektet ska fortsätta in i nästa fas eller läggas ner.

Checklista för projektledare

Vanligtvis är det projektledaren eller projektägaren (beställaren) som håller i styrgruppsmötet. Oavsett vem det är så är det bra att gå igenom följande checklista inför första mötet.

  • Alla personer i gruppen har blivit inbjudna i god tid till mötet. Ha gärna en stående bokning så det blir en rutin vilken tid och dag mötet ska hållas.
  • Håll styrgruppsmötet ungefär varje eller varannan månad.
  • Skicka ut agendan innan mötet. Var transparent och dölj inget i projektet.
  • Läs på och träffa alla deltagare i styrgruppen innan första mötet
  • Kom förberedd inför mötet.
  • Uppdatera milstolpeplan, budget och annan projektdokumentation
  • Se till att alla tekniska hjälpmedel som projektor och konferenstelefon fungerar.
  • Se till att ha föregående mötesprotokoll tillgängligt

StyrgruppsmöteMall för agenda och protokoll inför styrgruppsmöte

Här är ett förslag till agenda och protokoll för mötet. Skicka agendan i god tid innan mötet tillsammans med relevant dokumentation som till exempel budget och tidsplan. Efter mötet bör du skicka mötesanteckningar till deltagarna. Det är viktigt att du framför allt dokumenterar alla beslut noga.

  1. Öppna styrgruppsmötet
  2. Beslut om vem som för protokollsanteckningar under mötet
  3. Anteckna närvarande på mötet
  4. Genomgång av föregående mötesprotokoll
  5. Allmän genomgång av projektet
  6. Leveranser sedan förra styrgruppsmötet
  7. Utfall av budget
  8. Genomgång av riskanalysen
  9. Eventuella beslut
    • Go/No go
    • Utökad budget
    • Utökat scope
    • Utökad tidsplan
  10. Kommande releaser och händelser i projektet
  11. Tid och plats för nästa möte
  12. Avsluta mötet

Läs mer om styrgruppsmöte och projektledning

Lär känna din styrgrupp

Projektplan – Ladda ner gratis mall i Word för planering av projekt

Projektledning – Råd och tips hur du leder ett projekt