Har du tröttnat på traditionella möten med Powerpoint, agendor samt eviga diskussioner. Här hittar du till exempel nya metoder att hålla effektiva möten i din organisation eller projekt.
Vad är ett effektivt möte?
Många känner att det har gått inflation i möten och att en stor del av arbetsdagen går ut på att delta i sammanhang som är irrelevanta för en själv. Därför ska du som mötesinbjudare alltid ställa frågan om mötet behövs eller inte.
Kan du inte formulera en agenda för mötet bör du fundera igen varför du har mötet.
Att slentrianmässigt bjuda in till ett entimmes möte för att få svar på en fråga är ofta slöseri med tid. Ett kort konferenssamtal kan ofta ersätta ett möte.
Behöver du bjuda in hela gruppen eller kan du ta ett mindre möte med personer som sedan kan meddela eventuella beslut till andra?
Stå upp-möten
Stå upp-möten är vanligt i den agila världen. Det handlar om att effektivisera möten och hålla dem korta men ofta. Genom att stå på mötena och ha en fast agenda och starttid är det enkelt att hålla dem under 15 minuter. Här kan du läsa mer om hur du håller effektiva stå upp-möten i dina projekt.
Pulsmöten
Pulsmöten påminner mycket om traditionella stå upp-möten. Skillnaden är att ett pulsmöte sker alltid framför den så kallade pulstavlan som oftast är en Kanban-tavla. Genom att hela tiden visualisera projektets fortlöpning dyker problem samt utmaningar upp tidigt och man kan åtgärda snabbt. Andra fördelar är att man inte behöver någon dokumentation utan tavlan fyller det syftet. Ett pulsmöte ska man hålla kort ofta och kort. Vanligtvis varje dag men maximalt 15 minuter. Genom att stå upp på mötet så undviker man långa diskussioner som ligger utanför mötets syfte.
Retrospektiv
Ett retrospektiv är ett möte är till för att utveckla ditt team eller organisation. Det är en viktig del inom den agila utvecklingsmetodiken men går även att använda i den dagliga verksamheten och i alla organisationer. Det finns ett stort antal exempel på hur ett retro kan se ut. Här hittar du ett exempel på hur du kan hålla ett retrospektiv. Retrospektiv ger oftast mest effekt om man håller det som ett fysiskt möte. Men med bra digitala verktyg som till exempel Miro går det att få till ett möte som ger resultat.
Feedback-möte
Feedback till en anställd ger man alltid i ett separat möte mellan chef och den anställde. På mötet ger man positiv men även negativ feedback och ser till att sätta mål för den anställde. Det är dessutom en bra regel att sätta så kallade S.M.A.R.T-mål. Tänk på att även följa upp mötet så att man kan utvärdera målen. Här kan du läsa om hur du håller bra feedback-möten med dina anställda.
Workshop
En workshop är ett effektivt sätt för informationsinsamlande eller kravställning till ett projekt. Fördelen med workshop jämfört med traditionella möten är att personer som vanligtvis inte är med i diskussionerna kan uppmuntras att bidra. Det är speciellt viktig vid kravställning där viktiga krav kan komma i skymundan. Genom verktygen som används i en workshop så uppmuntras alla deltagare att bidra.
