Representation kan vara både extern, vid affärsförhandlingar eller för att knyta kontakter, och intern, t ex personalfester och informationsmöten. Vanliga avdragsgilla kostnader för representation är t ex mat, dryck (även vin och sprit), teaterbiljetter, betjäning och hotellrum.
Enbart kostnader som är skäliga är avdragsgilla. Därför kan du aldrig få avdrag för lyxbetonad representation. För vissa kostnader finns schablonbelopp.
Om kostnaden för representation är större än schablonbeloppen, får du inte heller göra avdrag för momsen på den del av kostnaden som överstiger schablonbeloppen.
Schablonbeloppen använder man även om representationen är riktad mot företag i annat land eller om den sker i din verksamhetslokal eller i ditt hem.
Schablonbeloppet vid personalfester får man även göra för anställdas familjemedlemmar och tidigare anställda. Man brukar godta högst två personalfester per år. Även vid personalfester får man göra avdrag för kringkostnader med ett belopp som är dubbelt så stort som normalt representationsbelopp. Kostnader för övernattning och logi är inte någon skattepliktig förmån.
Företag gör vanligen avdragen. Därför behöver en anställd oftast inte redovisa utgifterna i sin deklaration. Den som får en engångssumma av sin arbetsgivare för diverse representationsutgifter ska däremot redovisa denna.
Avdragen ska kunna blir styrkta med kvitton på utgifterna och uppgifter på vilka personer och företag man representerat med.
Representation i hemmet
Representation i hemmet bedöms ofta restriktivt av skatteverket, men det är något lättare att motivera avdraget om arbetsgivaren har betalat ersättning och lämnat underlag för avdraget (RÅ 1969 not 1584).
Råd för representation
Bjud med företagets kort
Om det på din kontrolluppgift står att du representerat ska de pengarna bli upptagna som inkomst i deklarationen, och samma belopp är avdragsgillt. Om du däremot betalar representationen med arbetsgivarens kreditkort kommer din representation aldrig upp på kontrolluppgiften. Däremot om man lägger ut för företaget och sedan får betalt för utläggen av företaget behöver heller inte beloppet bli upptagna på kontrolluppgiften och då heller inte i deklarationen.
Internrepresentation
För internrepresentation gäller samma schablonbelopp för extern och för styrelsemöte, bolagstämma och revisionsmöte.
Fri kost vid internrepresentation (t ex personalfester, informationsmöten och konferenser) är skattefri vid sammankomster som är tillfälliga och kortvariga.
Om konferensen pågår mer än en vecka eller återkommer regelbundet med korta mellanrum (varje vecka) kan det bli en skattepliktig förmån.
Den som blir bjuden på representationsmåltid behöver inte skatta för någon förmån.
§ Däremot kan restaurangcheckar vara skattepliktig, RÅ 1996 not 72.
Här kan du läsa mer om avdragsgilla representationsgåvor
