Referensgrupper – Så hjälper referensgruppen dig i projektet

Vad är en referensgrupp?

En referensgrupp består av ett antal människor som inte aktivt arbetar i projektet. Gruppen är oftast utsedd av projektledningen att utföra någon typ av uppdrag till projektet. Vanligtvis så består uppdraget i att granska leveranserna från projektet men även andra uppgifter är vanliga.

Här är några exempel på de funktioner som en referensgrupp kan ha:

Granskning och kvalitetssäkring av projektet
Experter med en rådgivande funktion
Bollplank till projektledaren
Användare av ett system eller funktion
Bidra med kunskap

Det är även vanligt att referensgruppen informerar och lobbar för projektet i verksamheten.

Här är funktioner som gruppen inte har

En referensgrupp har ingen beslutande funktion i projektet
Gruppen ska bestå av personer utanför projektgruppen
Skilj på styrgrupp och referensgrupp

Hur sätter man ihop en referensgrupp?

Man bör sätta kriterierna för vilka man söker till gruppen innan projektet startar. Vilka som passar bäst beror förstås på vilket syfte personerna har. Är det experter så kanske man bör söka mer seniora personer medan söker man till exempel användare av ett system är det helt andra man söker. Det är även viktigt att personerna har tid att bidra till projektet. Det spelar ingen roll hur kompetens deltagaren är om inte projektet får tiden.

Att tänka på när man rekryterar gruppen

Ta fram kraven på referensgruppen innan projektet startar
Välj rätt personer för rätt uppdrag.
Ta bara med personer som kan avvara tid
Informera vad som är förväntat av gruppen
Bestäm hur ofta deltagarna ska vara samlade
Låt referensgruppen bli ambassadörer för projektet.

Viktigt att tänka på

Gör redan tidigt klart för referensgruppen vad som förväntas så det inte kommer som en överraskning. Både för mycket och för lite deltagande i projektet kan vara negativt och göra gruppen missnöjd. Dessutom bör man göra klart att deltagarna inte har någon rätt att ta beslut.