Gap-analys är till exempel ett sätt att undersöka vad skillnaden är mellan nuläge och ett specifikt mål i ett projekt. Man analyserar alltså gapet (engelska: the gap) mellan nuvarande situation och var man vill vara. Man kan även använda analysen i den dagliga verksamheten.
Gapanalys i verksamheten
Gap-analys använder man både i det dagliga arbetet och i projekt för att förbättra en del av verksamheten, en tjänst eller produkt. Metoden går att använda i de flesta områden så länge det går att mäta nuvarande position jämfört med var man vill vara. Det kan till exempel vara.
- Kundservice
- Marknadsposition
- Kvalitet
- Hållbarhet/CSR
- Kostnadskontroll
- Kundnöjdhet
- Leveranstakt
Gap-analys i projekt
Metoden fungerar utmärkt att använda i projekt. Men framför allt för att identifiera vad man ska göra i projektet och vilka leverabler som kommer göra så att man når målet.
Så genomför du en analys
Det finns ett stort antal metoder och workshops att genomföra en gap-analys. Gemensamt för alla metoder är att samtliga inblandade måste ha en gemensam bild av nuvarande situation och var man vill vara. Gärna i mätbara mål till exempel med S.M.A.R.T mål.
En vanlig metod är den så kallade 6M-metoden som man ofta ställer upp med ett fiskbensdiagram. Den ger en tydlig bild av vad som krävs av företaget utan att blanda in externa faktorer.
En annan vanlig metod i gapanalys är att analysera gapet med ett SWOT-diagram eftersom den är enkel och välkänd. Risken finns dock att man fokuserar för mycket på externa faktorer istället för vad man behöver göra internt för att nå målen.
En tredje metod som är något ovanligare och mer komplicerad är det så kallade McKinsey 7S ramverket.
Efter att gapet är identifierat i gap-analysen så ska resultatet dokumenteras och en åtgärdsplan ska sättas upp. Tänk på att boka in löpande möten för att följa upp åtgärdsplanen samt mäta de uppsatta målen.
