Ett styrgruppsmöte är organet där styrgruppen regelbundet samlas för att ta beslut och få aktuell status för projektet. Det är här som projektledaren rapporterar om tidigare leveranser och hur projektet ligger till i budget och tidsplan. Det är även här som besluten tas om projektet ska fortsätta in i nästa fas eller läggas ner.

Checklista för projektledare inför styrgruppsmötet

Vanligtvis är det projektledaren eller projektägaren (beställaren) som håller i mötet. Oavsett vem det är så är det bra att gå igenom följande checklista inför första mötet.

  • Alla personer i gruppen har blivit inbjudna i god tid till mötet. Ha gärna en stående bokning så det blir en rutin vilken tid och dag mötet hålls.
  • Håll mötet ungefär varje eller varannan månad.
  • Skicka ut agendan innan mötet. Var transparent och dölj inget i projektet.
  • Läs på och träffa alla deltagare i styrgruppen innan första mötet
  • Kom förberedd inför mötet.
  • Uppdatera milstolpeplan, budget och annan projektdokumentation
  • Se till att alla tekniska hjälpmedel som projektor och konferenstelefon fungerar.
  • Se till att ha föregående mötesprotokoll tillgängligt

StyrgruppsmöteMall för agenda och protokoll inför styrgruppsmöte

Här är ett förslag till agenda och protokoll för mötet. Agendan ska skickas ut i god tid innan mötet tillsammans med relevant dokumentation som till exempel budget och tidsplan. Efter mötet skickas mötesanteckningar ut till deltagarna. Det är viktigt att framför allt beslut dokumenteras noga.

  1. Styrgruppsmöte öppnas
  2. Beslut om vem som för protokollsanteckningar under mötet
  3. Anteckna närvarande på mötet
  4. Genomgång av föregående mötesprotokoll
  5. Allmän genomgång av projektet
  6. Leveranser sedan förra mötet
  7. Utfall av budget
  8. Genomgång av riskanalysen
  9. Eventuella beslut
    • Go/No go
    • Utökad budget
    • Utökat scope
    • Utökad tidsplan
  10. Kommande releaser och händelser i projektet
  11. Tid och plats för nästa möte
  12. Mötet avslutas

Läs mer om styrgruppsmöte och projektledning

Lär känna din styrgrupp

Projektplan – Ladda ner gratis mall i Word för planering av projekt

Projektledning – Råd och tips hur du leder ett projekt