En representationspolicy är ett viktigt dokument för alla organisationer där representation är tillåtet (eller inte tillåtet). Här ska man tydlig ange när det är tillåtet att representera, hur det är tillåtet och hur redovisningen ska ske.
Kopiera texten i mallen nedan och klistra in den i till exempel Word. Sedan redigerar du samt byter ut de delar som du vill anpassa för din organisation.
Representationspolicy – gratis mall
Inom XXXXXX är det viktigt att vi agerar på ett etiskt försvarbart sätt i alla situationer. Den här policyn är uppsatt för att ge riktlinjer till de anställda hur representation sker i företaget.
Generella regler i representationspolicy
Här är de generella reglerna för representation inom XXXXXX representationspolicy.
- Representation ska vara måttlig samt ske med gott omdöme.
- Representation ska alltid bli godkänd av närmaste chef i förhand.
- Kostnaden ska vara rimlig.
- Representationen ska alltid ha någon nytta.
- Gåvor som inte kan ses som marknadsföringsmaterial ska inte förekomma.
- Gåvor ska man generellt aldrig ta emot.
Intern representation
Syftet med intern representation är att skapa en trivsam arbetsplats. Här ingår till exempel personalfester och julfester. Maximalt två fester per år är tillåtet i organisationen.
XXXXXX är ett alkohol- och drogfritt företag. Därför ingår inte alkohol vid intern representation. Alkohol får man severa men ska vara bekostad av den anställde själv.
Intern uppvaktning
Intern uppvakning är en del av den interna representationspolicyn. Men i företaget XXXXX är vi mycket restriktiva med interna gåvor. Vid begravning, avslut av tjänst samt 50 års-jubileum kan en gåva på maximalt 1 000 kr ges.
Julgåvor delar man inte ut till de anställda.
Extern representation
Extern representation ska främst användas för att bygga kontakter som är viktiga för verksamheten och utveckla företagets verksamhet. All representation ska vara måttfull och nyttan ska vara tydlig. Alkoholfria alternativ ska alltid erbjudas enligt företagets representationspolicy.
Gåvor som inte består av företagets reklammaterial (pennor, brevpapper, tröjor samt påsar med logotyp) är inte tillåtet.
Redovisning av kostnader
Alla kostnader ska vara redovisade med:
- Kvitto med alla utgifter
- Deltagare i representationen
- Plats, datum och tid
- Syfte med representationen
Avdrag för representation
Så gör du avdrag för representation
Här är gåvorna som är avdragsgilla
