En kommunikationsplan kan man behöva inom flera olika områden på ett företag. Det kan till exempel både vara i ett projekt men även i en löpande verksamhet. I den här enkla kommunikationsplanen ger vi dig exempel på hur du kan sätta upp en plan.
Vad är en kommunikationsplan?
En kommunikationsplan använder man för att sätta upp strategier för när man kommunicerar vilken information till vem. En plan kan till exempel hjälpa chefer och ledare att nå ut med rätt information till rätt personer vid rätt tillfälle. I en normal arbetssituation flyter kommunikationen på och fungerar bra. Men i en krissituation kan det vara tryggt att ha en plan för kommunikationen redo så att man enkelt kan pricka av att man kommunicerat rätt.
Gratis mall för en plan
Här är en gratis mall som du kan använda för att skapa en kommunikationsplan. Du kan givetvis ta bort och lägga till egna delar i den om det behövs. Du kan då göra så att du kopierar texten och klistra in den i Word eller annat ordbehandlingsprogram för att redigera den.
Exempel på mall för kommunikationsplan
- Mål: Definiera ett mål med planen.
- Målgrupp: Ange vilka som är målgruppen för kommunikationen.
- Budskap: Ta fram ett budskap som ska kommuniceras.
- Tidsplan: Ange när de olika händelserna ska inträffa.
- Kanaler: Punkta ner de kanaler som ska användas.
- Kostnad: Beräkna kostnaden per kanal.
- Effekt: Ta fram ett sätt att beräkna effekten av kommunikationen i efterhand.
Mål med kommunikationen
Målet är den viktigaste delen av planen. Här skriver du vad du vill uppnå med planen samt varför du vill kommunicera just det här. Kanske är det en ny strategi i företaget som måste nås ut i hela organisationen eller en ny produkt som kan nå ut till en helt ny målgrupp. Oavsett orsak är det viktigt att ange ditt syfte med kommunikationsplanen.
Vilken är målgruppen för planen?
Här definierar du den eller de målgrupper som kommunikationsplanen ska nå. Det kan både röra sig om intern och extern kommunikation.
Vilket budskap ska ni kommunicera?
Här anger du vilket budskap som ni ska kommunicera men även på vilket sätt och i vilken ton ni har i kommunikationen. Ska budskapet till exempel vara samma för alla målgrupper eller behöver ni anpassa det?
Tidsplan
Sätt upp en tidsplan för alla moment i kommunikationsplanen. Använd gärna ett Gantt-schema som tidsplan.
Vilka kanaler kan vi använda?
Här anger du vilka kanaler som ni ska använda samt vilka budskap som ska ut i vilken kanal.
Vad blir kostnaden för att genomföra vår kommunikationsplan?
Här tar du fram en budget för alla kanaler. Då kan du enkelt se om du kan välja bort vissa kanaler på grund av kostnadsbesparingar. Om det finns möjlighet så ta fram avtal med kanalerna i förväg för att säkra kostnaden.
Hur mäter vi effekten?
Här tar du fram en strategi för att mäta effekten av kommunikationen i efterhand. Alltså vad ska planen och de olika delarna uppnå i projektet eller organisationen. Det kan till exempel vara att öka kännedomen om ett projekt eller minska ledtiden i någon process.
Här kan du läsa mer om kommunikation och marknad
