Här är en gratis projektplan (projektbeskrivning) i Word som du till exempel kan ladda ner för din projektplanering. Den här mallen är anpassad för agil system- och webbutveckling men kan användas i stort sett alla typer av projekt. Då projektplanen är mycket omfattande och alla delar kanske inte passar just ditt projekt bör du ta bort delar som du inte använder från mallen.
Varför en projektplan?
Projektplanens syfte är bland annat att alla ska ha en gemensam bild av projektets. Till exempel:
- Mål
- Intäkter
- Kostnad
- Deltagare
- Deltagarnas roll
Planen är också ett styrdokument där projektledaren får tydliga direktiv om vad som förväntas av projektet. Projektplanen är ett levande dokument så därför är det viktigt med en tydlig versionshantering under hela projektets gång.
Projektplanens delar
Beskrivning
- Bakgrund: Här beskriver du vad som är bakgrunden till projektet samt varför det ska genomföras.
- Mål: Vad är projektets mål?
- Scope: Vilka delar är omfattade av projektet?
- Begränsningar: Är det någon del som inte är omfattad av projektet? I så fall bör man specifiera det här.
- Resultat: Vad förväntar man sig ska hända när projektets mål är uppfyllt. Finns det till exempel några mätbara indikatorer?
Styrning
- Projektets organisation: Här dokumenterar du alla personer som deltar i projektet och deras uppgift. Det gäller både personer som jobbar aktivt och intressenter i projektet.
- Tidsplan och leveranser: Här lägger du upp projektets tidsplan med milstolpeplan för leveranser i din projektplan. Ladda ner en gratis mall för Gantt-schema som du kan använda som tidsplan.
- Budget: Här tar du upp projektets budget och alla kostnader som är kopplade till projektet. Här redovisar du även projektets eventuella förväntade intäkter.
- Förändringsledning: Hur fungerar processen kring förändringar i projektet. Till exempel om du behöver utöka budgeten, eller behöver lägga till fler funktioner eller ändra tidsplanen. Vem och vilka har mandat att hantera beslut?
- Riskanalys: Här lägger du in en riskanalys som du tar fram tillsammans med projektets intressenter. Ladda ner en mall för riskanalys här.
- Kvalitetssäkring: Här beskriver du hur projektet säkrar kvalitén i leveranserna. I praktiken hur man till exempel testar produkten.
Dokumentation
- Infrastruktur: Vilka delar måste vara på plats innan projektet kan starta? I systemutveckling rör det sig ofta om infrastruktur i form av servrar och nätverk till exempel. Det ska man dokumentera i projektplanen.
- Rapport och dokumentation: Vilka rutiner finns det för att rapportera till intressenter och styrgrupp. Vilka rutiner finns det för dokumentation av projektet? Här lägger du in din mall för intressentanalys.
- Förvaltning: Vad händer när projektet är klart? Finns det en förvaltningsorganisation som tar emot projektet?
- Framtida utveckling: Finns det en plan för fler leveranser i framtiden? Kanske en funktion som måste finnas på plats vid ett specifikt framtida datum?
Här kan du läsa mer om projektplaner och andra verktyg för chefer
Verktyg för projektledare och chefer
Projekt – Vad är ett projekt och hur planerar och genomför du det?
How to write a good plan in 10 Steps
