Styrgruppsmöte - En gratis mall för att sätta agendan inför mötet

Vad är ett styrgruppsmöte, hur går det till och vilka behöver vara med? Här hittar du en mall och en checklista som du kan använda för att sätta upp och hålla ett styrgruppsmöte.

Vad är ett styrgruppsmöte?

Ett styrgruppsmöte är organet där man regelbundet samlar styrgruppen för att ta beslut och få aktuell status för projektet. Det är här som projektledaren rapporterar om tidigare leveranser och hur projektet ligger till i budget och tidsplan. Det är även här som man tar beslut om projektet ska fortsätta in i nästa fas eller läggas ner.

Checklista för projektledare

Vanligtvis är det projektledaren eller projektägaren (beställaren) som håller i styrgruppsmötet samt bjuder in till mötet. Oavsett vem det är så är det bra att gå igenom följande checklista inför första mötet.

Alla personer i gruppen har blivit inbjudna i god tid till mötet. Ha dessutom gärna en stående bokning så det blir en rutin vilken tid och dag mötet ska hållas.
Du bör hålla styrgruppsmötet minst en gång per månad men det vara oftare om det finns behov.
Skicka ut agendan innan mötet, var transparent samt dölj inget i projektet.
Läs på och träffa alla deltagare i styrgruppen innan första mötet
Kom förberedd inför mötet.
Uppdatera milstolpeplan, budget samt annan projektdokumentation
Se till att alla tekniska hjälpmedel som projektor och konferenstelefon fungerar.
Se till att ha föregående mötesprotokoll tillgängligt

Mall för agenda och protokoll inför styrgruppsmöte

Här är ett förslag till agenda samt ett protokoll för mötet. Skicka agendan i god tid innan mötet tillsammans med relevant dokumentation som till exempel budget och tidsplan. Sedan när mötet är avslutat bör du skicka mötesanteckningar till deltagarna. Det är viktigt att du framför allt dokumenterar alla beslut noga.