En workshop kan vara ett effektivt sätt att få en uppgift gjord samt samla nyckelpersoner. Det kan till exempel vara ett problem som ska lösas, brainstorming för en ny produkt eller något som måste utredas.
Vad är en workshop?
Definitionen på en workshop eller arbetsmöte är ett möte med ett väl definierat mål. Till skillnad mot ett vanligt möte förväntas deltagarna på ett arbetsmöte att delta aktivt i övningar för att arbeta mot att uppnå målet. Här hittar du ett antal råd för dig som är facilitator.
Metoder för workshopen
En workshop kan se ut på många olika sätt men det viktiga är att alla är aktiva och bidrar. För att få till en bra miljö där alla kan delta finns det olika metoder man kan använda sig av. Det kan till exempel vara följande.
- Två och två: Deltagarna får sätta sig två och två och diskutera.
- Dela upp i två grupper: Man delar upp deltagarna i två grupper som sedan får presentera resultatet för varandra.
- Öppen diskussion: Alla pratar och diskuterar tillsammans men med översyn av facilitatorn.
Checklista – Så här håller du en lyckad workshop
Det är viktigt att förstå skillnaden mellan workshop och möte.
- I ett möte är både agendan och innehållet definierat i förväg. En person leder och styr mötet. Den här personen vet redan i förväg målet för workshopen.
- I en workshop är agendan och målet definierade medan deltagarna skapar innehåller under tiden.
Förbered upplägg i god tid
Nyckeln till ett bra arbetsmöte är att du kommer förberedd. Agendan och syftet ska alltid kommuniceras i förväg så att deltagarna kommer förberedda och pålästa.
Bjud in rätt personer
Se till att bjuda in personer som har rätt kompetens och kan bidra i arbetet. Man behöver inte bjuda alla utan det är viktigare att få en bredd på deltagarna. Det finns ingen gyllene regel hur många som ska delta men det är lika viktigt att inte ha för få deltagare som för många. Men det är viktigt att ge alla tid och rum att bidra.
Presentera agendan för workshopen och förväntningarna tidigt
Börja workshopen med att presentera agendan samt förväntningarna på deltagarna. Skriv gärna upp så kallade ”Ground rules” på tavlan som är gemensamma regler ni ska förhålla er till. Det kan till exempel vara:
- Inga mobiltelefoner
- Låt alla tala till punkt
- Kritisera handlingar inte personer
Planera tiden
Tidsbestäm alla moment och stäm av med klockan regelbundet. Dessutom bör du lägga in pauser som buffert om du överskrider tiden.
Dela upp deltagarna i mindre grupper
Är ni många deltagare bör du dela upp i flera grupper. Låt en person per grupp vara facilitator samt ansvara för att hjälpa gruppen i mål.
Hitta alternativ till post-it-lappar i workshopen
Du måste inte använda post-it-lappar för att dokumentera. Du kan även använda alternativ som till exempel mindmaps eller digitala projekttavlor som Miro.
Övning: Ta fram en nettolista
Ofta behöver man sålla i resultatet från workshopen. Låt deltagarna rösta fram vilka förslag man ska gå vidare med. Till exempel kan varje deltagare få 5 röster att dela ut. Sedan kan man välja att lägga ut alla 5 på ett förslag eller fördela ut dem på flera. Till slut hamnar de förslag med flest röster i en nettolistan.
Övning: Utse en ansvarig för varje uppgift
För att workshopen ska leda till resultat bör du tilldela en ansvarig samt deadline för varje uppgift.
Uppföljning av workshop
Boka direkt in ett uppföljande möte. Där går ni igenom alla uppgifter och vilka som genomförts eller inte. Om ansvarig person inte genomfört en uppgifter bör du kontrollera om hen behöver mer stöd eller det finns andra anledningar uppgiften inte blivit utförd. Fortsätt arbeta vidare med uppföljning tills målen med workshopen är uppfyllda.
