Att kunna bokföra på ett korrekt sätt är a och o för ett företag. Bokföring omges av en mängd regler som alla syftar till att företagen inte ska kunna smita undan från att betala skatt. Hur många som jobbar med bokföring på ett företag varierar med hur stort det är. På större företag finns ofta en hel avdelning med personal som sköter allt ifrån löpande bokföring till löneutbetalningar. Handlar det om ett mindre företag kanske det är ägaren själv som sköter bokföringen eller så lejs den ut på en extern aktör. Oavsett hur eller vem som sköter bokföringen är det av största vikt att den omges av högsta säkerhet. Eftersom bokföring omges av många regler och lagar är kraven på att allt blir rätt höga. Särskilt om bokföring sker online är det viktigt med hög säkerhet för att förhindra att känsliga uppgifter om företaget läcker ut till obehöriga.
Säkra transaktioner
I takt med att vi använder internet alltmer har det också växt fram nya typer av brottslighet. Den brottslighet som sker online gäller ofta information som är känslig och bör skyddas – framför allt betaluppgifter, men även personuppgifter kan stjälas för att användas till brottslighet. Det är inte bara bokföringsbranschen som anstränger sig för att hålla sina kunders uppgifter säkra. En vanlig metod för att skydda uppgifter är att tillhandahålla särskilda inloggningssystem. En annan bransch som hanterar många känsliga uppgifter och transaktioner av pengar är pokerbranschen online. De större aktörerna på marknaden, som PokerStars, använder sig ofta av en PIN eller RSA säkerhetsdosa för att logga in. Bank- och finansbranschen behöver också ha vattentäta system för att hålla kundernas pengar säkra. De nöjer sig ofta inte med att ha en pinkod för inloggning utan där krävs säkrare metoder som SMS-verifiering eller BankID.
Spårbara ändringar
När det gäller att bokföra online är det först och främst viktigt att titta på vilket program man ska välja. Det finns flera olika företag som idag tillhandahåller bokföringsprogram via internet. Några av de mest kända är Visma, Fortnox och Speedledger. Förutom att du behöver försäkra dig om att ingen utomstående kan komma åt dina uppgifter, genom att skydda dem med personlig inloggning till exempel, så behöver du också se till att programmet uppfyller alla lagar som finns runt bokföringsprogram. Ett av de viktigaste är att det inte ska gå att ändra i bokföringen utan att det märks. Det är till exempel inte tillåtet att bokföra i ett Excel-ark på sin dator. Det är för att det är enkelt att göra ändringar i efterhand utan att det lämnar spår, vilket i förlängningen skulle göra det möjligt att fuska genom att i efterhand ta bort inkomster som redan är bokförda. Det är inte heller tillåtet att bokföra med blyerts i en kassabok eftersom det skulle kunna suddas ut och ändras i efterhand. Ett godkänt bokföringsprogram måste ha en funktion som gör att de ändringar du gör i din bokföring går att spåra vid en eventuell kontroll.
Spara bokföring i sju år
Nästa viktiga funktion för ett bokföringsprogram online är att det har förmågan att lagra företagets bokföring enligt den lagstiftning som gäller. För närvarande är det här i Sverige sju år som gäller. Det betyder att om Skatteverket gör en revision så måste företaget kunna ta fram bokföring från de sju närmaste åren bakåt i tiden. Om man inte vill skriva ut och förvara den informationen på papper är det viktigt att bokföringsprogrammet har kapacitet att lagra allt på ett säkert sätt. Den ska till exempel inte gå att nå av utomstående. Idag när det blir allt vanligare med stora kriminella ligor av hackare som till exempel tar information som gisslan och kräver lösensummor är det otroligt viktigt att företaget investerar mycket i säkerhet. Det är också viktigt att välja en stabil leverantör av bokföringsprogram. Ett företag som har stabil ekonomi och har funnits på marknaden i många år kommer troligen att finnas kvar om sju år också. Det skulle inte vara roligt om det företag du anlitat plötsligt skulle gå i konkurs och du inte skulle få tillgång till din bokföring. Annars är bokföring online ett säkert och praktiskt alternativ både för små och stora företag.
